تبدیل متن به پاورپوینت، مرحله به مرحله
مقاله، گزارش یا جزوه دارید و می‌خواهید از آن اسلاید بسازید؟ اول متن را آماده کنید، بعد با پاورپوینت، ورد یا هوش مصنوعی ارائه را بسازید.
خیلی وقت‌ها متن را از قبل دارید: یک گزارش کاری، یک فصل جزوه یا یک مقاله. حالا باید از آن ارائه درست کنید. سخت‌ترین قسمت کار طراحی نیست. سخت‌ترین قسمت این است که بدانید چه چیزی در کدام اسلاید برود. این‌جا اول همین را می‌گوییم، بعد سه روش برای ساختن فایل.
یک مثال را تا آخر جلو می‌بریم: یک گزارش ۶۰۰ کلمه‌ای درباره‌ی کم‌آبی یک شهر، که می‌خواهیم یک ارائه‌ی ۸ اسلایدی برای کلاس از آن دربیاوریم.
مرحله‌ی اول: متن را برای اسلاید آماده کنید
اسلاید جای پاراگراف نیست. هر اسلاید یک عنوان دارد و چند نکته‌ی کوتاه. بقیه‌ی حرف‌ها را خودتان سر ارائه می‌گویید. پس قبل از این‌که سراغ هر برنامه‌ای بروید، متن را این‌طوری مرتب کنید:
- متن را یک بار کامل بخوانید و حرف اصلی‌اش را در یک جمله بنویسید. در مثال ما: «شهر بیشتر از آبی که دارد مصرف می‌کند، ولی می‌شود این را عوض کرد.»
- متن را چند تکه کنید. هر تکه فقط یک حرف دارد و یک اسلاید می‌شود.
- برای هر تکه یک عنوان کوتاه بنویسید. عنوان خوب خودش یک چیزی می‌گوید. «علت‌ها» عنوان ضعیفی است. «سه علت اصلی کم‌آبی» بهتر است.
- زیر هر عنوان سه تا پنج نکته بنویسید. هر نکته یک خط باشد، نه یک پاراگراف.
- عددها و مثال‌ها را نگه دارید. شنونده عدد را بهتر از توضیح کلی یادش می‌ماند.
- بقیه‌ی متن را کنار بگذارید و در یادداشت سخنرانِ همان اسلاید بنویسید تا سر ارائه جلوی چشمتان باشد.
طرح مثال ما بعد از این مرحله این شکلی می‌شود:
- کم‌آبی در شهر ما: کجای کاریم؟ (اسلاید عنوان)
- مصرف و ذخیره، در دو عدد
- سه علت اصلی کم‌آبی
- اثرش روی کشاورزی و زندگی روزمره
- شهرهایی که مشکل را کم کردند
- چهار کاری که شهر می‌تواند بکند
- کاری که هر خانه می‌تواند بکند
- جمع‌بندی و سؤال
یک قاعده‌ی ساده برای تعداد اسلاید: تقریباً برای هر دقیقه‌ی ارائه یک اسلاید. ارائه‌ی ده دقیقه‌ای با ده اسلاید راحت جلو می‌رود.
روش اول: نمای Outline در خود پاورپوینت
پاورپوینت یک نمای مخصوص متن دارد که در آن هر خط اصلی یک اسلاید می‌شود.
- یک ارائه‌ی خالی باز کنید.
- در تب View روی Outline View کلیک کنید. کنار صفحه یک ستون متن باز می‌شود.
- جلوی اسلاید اول عنوان را بنویسید و Enter بزنید. یک اسلاید جدید ساخته می‌شود.
- برای این‌که نکته‌ای زیر همان عنوان بنویسید، Tab را بزنید. خط یک پله جلو می‌رود و نکته‌ی اسلاید قبلی می‌شود.
- برای رفتن به اسلاید بعد، Shift+Tab را بزنید. خط دوباره عنوان یک اسلاید جدید می‌شود.
- وقتی همه را نوشتید، از تب Design یک طرح انتخاب کنید.
می‌توانید متن آماده را هم در همین ستون بگذارید و بعد با Tab و Shift+Tab مرتبش کنید.
روش دوم: از ورد، با استایل‌های Heading
اگر متن در ورد است، لازم نیست دوباره تایپش کنید.
- در ورد، عنوان هر اسلاید را انتخاب کنید و استایل Heading 1 را رویش بگذارید.
- نکته‌های زیر هر عنوان را Heading 2 کنید.
- هر متنی که استایل Heading ندارد، به پاورپوینت نمی‌رود. پس پاراگراف‌های بلند را یا کوتاه کنید یا کنار بگذارید.
- فایل را ذخیره کنید و ورد را ببندید.
- در پاورپوینت، در تب Home، روی فلش زیر New Slide کلیک کنید و Slides from Outline را انتخاب کنید.
- فایل ورد را انتخاب کنید. هر Heading 1 یک اسلاید می‌شود و هر Heading 2 یک نکته.
بعد از این کار، متن فارسی را چک کنید. اگر جهت متن چپ‌به‌راست شده، درستش کنید. روشش را در راهنمای اعداد فارسی، فونت و راست‌چین نوشته‌ایم.
روش سوم: با هوش مصنوعی
ابزارهای هوش مصنوعی متن را می‌گیرند و خودشان آن را به اسلاید تقسیم می‌کنند. این کار خیلی وقت آدم را آزاد می‌کند. ولی بعد از ساختن، سه چیز را حتماً چک کنید:
- چیزی به متن اضافه نشده باشد. بعضی ابزارها از خودشان جمله و عدد اضافه می‌کنند. در گزارش کاری یا ارائه‌ی درسی، عدد ساختگی دردسر درست می‌کند. هر عدد را با متن اصلی مقایسه کنید.
- چیز مهمی جا نیفتاده باشد. حرف اصلی‌ای را که در مرحله‌ی اول نوشتید، در اسلایدها پیدا کنید.
- فارسی درست باشد. خیلی از ابزارهای خارجی متن فارسی را چپ‌چین می‌نویسند یا فونتی می‌گذارند که روی سیستم دیگر به هم می‌ریزد. فایل را در پاورپوینت باز کنید و جهت متن، عددها و فونت را ببینید.
یک نکته هم درباره‌ی این‌که به هوش مصنوعی چه بگویید: بگویید مخاطب کیست و چند اسلاید می‌خواهید. «از این متن ۸ اسلاید برای دانشجوهای سال اول بساز» نتیجه‌ی خیلی بهتری از «این را اسلاید کن» می‌دهد.
کدام روش به کارتان می‌آید؟
- اگر متن کوتاه است و خودتان خوب می‌شناسیدش، روش اول کافی است.
- اگر متن در ورد است و عنوان‌بندی دارد، روش دوم از همه سریع‌تر است.
- اگر متن بلند است و وقت ندارید، روش سوم کمکتان می‌کند. فقط چک کردن بعدش را فراموش نکنید.
PresentIQ این کار را چطور انجام می‌دهد؟
در صفحه‌ی ساختن ارائه، تب «متن خودتان» را انتخاب کنید و متن‌تان را آن‌جا بگذارید، تا ۵٬۰۰۰ حرف. PresentIQ فایل ورد یا PDF را مستقیم قبول نمی‌کند. متن را از فایل کپی کنید.
بعد تعداد اسلاید، مخاطب و سطح را انتخاب کنید. PresentIQ فقط از همان متن اسلاید می‌سازد و چیزی از خودش اضافه نمی‌کند. حدود ۱۰ تا ۳۰ ثانیه طول می‌کشد تا طرح کلی را بنویسد. قبل از ساختن، طرح کلی را می‌بینید و می‌توانید بخشی اضافه کنید، حذف کنید یا جابه‌جا کنید. یکی از قالب‌های طراح‌ها را انتخاب می‌کنید و قیمت را قبل از ساختن روی دکمه می‌بینید.
اسلایدها یکی‌یکی ساخته می‌شوند. بعد می‌توانید هر اسلاید را در مرورگر ویرایش کنید و فایل pptx را دانلود کنید. متن فارسی راست‌به‌چپ است، عددها فارسی‌اند و فونت همراه فایل ذخیره شده است. مرحله‌ی اول این راهنما این‌جا هم به کارتان می‌آید: متنی که حرف روشنی دارد، ارائه‌ی بهتری می‌شود.